Una nueva ola de start-ups está tratando de optimizar las reuniones, desde la automatización de agendas hasta el reconocimiento facial que mide quién está prestando atención.

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Fuente: Wired

 

 Julian me estaba explicando el gran problema de las reuniones cuando nuestra comunicación empezó a "frizarse". Su imagen se pixelaba. Al hablar parecía tener hipo. Después el sonido hizo algunas explosiones, se congeló y desapareció.

 

Julián y yo estábamos hablando de Headroom, una nueva plataforma de videoconferencia que él y Andrew Rabinovich lanzaron en 2019.  El defecto en la comunicación, según me dice, no fue causado por el software sino por su señal de Internet. "Creo que el resto de la cuadra está haciendo home-school", me dijo, un problema que Headromm no vino a resolver. 
En realidad, la plataforma fue creada para resolver otras cuestiones vinculadas a las teleconferencias: el tedio de tomar notas la dificultad de mantener a los asistentes enganchados.



"...la calidad de las reuniones tienen una relación directa con la declinación en la satisfacción laboral y la productividad en la oficina..."

 

Mientras hablábamos, el software generó  una transcripción literal en tiempo real de nuestra reunión. Además, mantuvo un registro de cuántas palabras dijo cada persona. Una vez que la reunión finalizó, Headroom nos envió un reporte con los tópicos mas importantes, las fechas, las ideas y las acciones planteadas, etc, y ese documento quedó guardado para que lo podamos consultar mas tarde. Incluso pudo medir cuánta atención prestó cada participante!
 
 
No mas reuniones por favor!?
 
Las reuniones se convirtieron en un mal necesario de las empresas y emprendimientos modernos. Pero a medida que pasamos mas y mas tiempo en este tipo de cónclaves, el trabajo parece verse afectado. 

Diversas investigaciones muestran que las reuniones tienen una relación directa con la declinación en la satisfacción laboral y la productividad en la oficina.  Y en un año en donde tantas interacciones pasaron a ser digitales, al tedio habitual de la cultura de las reuniones se le suma la necesidad de adaptarnos a las teleconferencias.
 
Recientemente, una ola de start-ups ha emergido para optimizar las reuniones mediante la tecnología. Por ejemplo, Macro es una interface colaborativa para hacer reuniones mas interactivas por Zoom.  Mmhmm ofrece fondos de pantalla interactivos y herramientas para presentaciones con diapositivas. Fireflies, una herramienta de transcripción basada en inteligencia artificial, se integra con las plataformas de videoconferencia mas populares para crear registros escritos de las reuniones que luego pueden ser compartidos. Y Sidekick ("compañera" e inglés) busca "hacer sentir a tu grupo cerca nuevamente" mediante la venta de una tablet dedicada para videoconferencias.
 

 

Si bien la teleconferencia era una modalidad en crecimiento antes de 2020, en este año explotó y  ha llegado para quedarse.  Y mientras cada vez mas compañías se acostumbran a tener empleados remotos, muchas personas se han dado cuenta de que las reuniones virtuales presentan nuevos desafíos, tales como tener interpretar el lenguage corporal de otras personas  o detectar si el que está del otro lado realmente está escuchando lo que se está diciendo.
 
"Una de las cosas mas difíciles de las videoconferencias es cuando alguien está hablando y le quiero decir que me gusta lo que está diciendo", dice Julián. Estando cara a cara "podés asentir con la cabeza o decir un pequeño aha". Pero en una videoconferencia, el orador puede no ver las reacciones corporales de los asistentes a su exposición. "No podés distinguir si les encanta lo que oyen o si están totalmente ausentes".
 
Headroom se propone abordar la distancia social de las reuniones virtuales de varias maneras. Primero, utiliza la visión por computadora para transformar gestos faciales en íconos digitales, amplificando el pulgar para arriba o el movimiento de la cabeza con pequeños emojis que el disertante pueda ver.  Estos emojis también son incorporados a la transcripción oficinal, que es generada automáticamente, y de esta manera, evitarle a una persona tener que tomar notas.   Green y Rabinovich dicen que este tipo de monitoreo se anticipa a todos los participantes antes de comenzar la reunión, y los equipos puede optar por no utilizar estas funcionalidades.
 

"Si hace 5 minutos todo el mundo estaba súper interesado en lo que decía y ahora no lo están, tal vez sea el momento de callarme"

 

Además, Headroom usa el reconocimiento de emoticones para medir la "temperatura" de la reunión de manera periódica, y determinar cuanta atención están prestando los participantes.  Estas métricas son desplegadas en una ventana, para darle información en tiempo real al orador. "Si hace 5 minutos todo el mundo estaba súper interesado en lo que decía y ahora no lo están, tal vez sea el momento de callarme" dice Green.
  
 
La importacia de cuándo hacer una reunión
Constance Hadley, investigadora de la Escuela de Negocios de la Universidad de Boston, dice que recavar información sobre el comportamiento de las personas durante las reuniones  puede revelar qué es lo que funciona y qué no durante una reunión, lo que puede ser útil para empleados y empleadores.   Según la estimación de Hadley,  el "cuando" las reuniones son llevadas a cabo es tan importante como el "cómo".  
 
Las reuniones agendadas en momentos inadecuados pueden robarle a los trabajadores tiempo para hacer otras tareas importantes, y el diluvio de reuniones puede hacer sentir a la gente como si estuviesen perdiendo el tiempo mientras se ahogan en una enorme cantidad de trabajo pendiente. 

Naturalmente, hay soluciones de software para esto también. Clockwise, una herramienta de gestión del tiempo basada en inteligencia artificial lanzada en 2019, utiliza un algoritmo para optimizar los tiempos de las reuniones.  "El tiempo se ha convertido en un bien compartido dentro de la compañía, ya no es sólo un bien personal", dice Matt Martin, el fundador de Clockwise. "La gente hace un balance entre todas las formas de comunicación, la velocidad ha aumentado, las demandas de colaboración son mas intensas. Y aún así, no hay una herramienta para que cualquiera de nosotros pueda decir "este es el tiempo que necesito para hacer mi trabajo. No me distraigas!".  

 

"El software permite detectar cuanto se puede reservar un espacio de tiempo en modo no molestar para poder hacer foco"


 

Clockwise se sincroniza con el calendario de Google para analizar como se utiliza el tiempo, y como hacerlo mas eficientemente. El software agrega bloques de tiempo protegido basados en las preferencias del usuario. Se puede reservar un espacio de tiempo en modo "no molestar" para poder hacer foco en el trabajo durante la tarde, por ejemplo.   De esta forma, el software optimiza las agendas para asegurar bloques de tiempo sin interrupciones, donde los trabajadores pueden enfocarse en trabajo que requiere concentración y así evitar distracciones,
 
Clockwise, lanzada en 2019, acaba de cerrar financiación por mas de 18 millones de dólares y está ganando interés en Silicon Valley. Hasta ahora, tiene 200 mil usuarios, en su mayoría trabajadores de Uber, Netflix y Twitter, lo cual da a entender que este tipo de soluciones serán cada vez mas necesarias en el mundo del trabajo.

A medida que mas y mas interacciones se desarrollan mediante una pantalla, mas software y herramientas tratarán de optimizar esta experiencia. Eso si...otros problemas como la conectividad, deberán ser resueltos por alguien mas....
 
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