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Cuando no podemos alcanzar las metas

Uno de los problemas mas frecuentes con los que  nos enfrentamos a a la hora de gestionar un proyecto, es la dificultad para alcanzar las metas planificadas, ya sea por falta de tiempo, de recursos....o ambas!

Es muy común que en el medio del proyecto surjan problemas o cambios inesperados. Este cambio de foco nos impide cumplir con lo planificado.

La mayoría de las veces, estos obstáculos se deben a un cambio repentino en el alcance del proyecto, problemas "técnicos", o porque perdemos gente o habilidades valiosas en el camino.

La agilidad como estrategia

El problema es que los seres humanos tenemos la tendencia a evitar los problemas, y tratamos de que no se vuelvan visibles (digamos que es un mecanismo de defensa involuntario). Generalmente, tratamos de evitar la identificación de problemas, porque creemos que mantener un ritmo alto de trabajo es mas importante que detenerse a resolverlos. O incluso, preferimos no "levantar la mano" para evitar las críticas que puedan surgir del resto del equipo.

La agilidad es un marco de trabajo que nos permite mejorar nuestra capacidad de respuesta al cambio, en un contexto que requiere adaptación permanente (te suena el 2020???). Una de las estrategias ágiles, llamada "Procedimiento de Emergencia", consiste en la detección rápida de los problemas y definir una respuesta rápida de abordarlos.


Tirar de la cuerda!

Un ejemplo de como resolver esto es el caso de Toyota. En una de las visitas que el equipo directivo realizó a una de sus plantas, estos notaron que los empleados tenían miedo de accionar la "cuerda andon".
Esta cuerda se encuentra a lo largo de toda la línea de producción, y al ser accionada, se detiene por completo la producción. Cuando alguien tira de la cuerda, todos trabajadores deben detenerse para resolver el problema colaborativamente.

Al ver que no era utilizada nunca, el equipo directivo accionó la cuerda, como forma de comunicar que el mayor problema del equipo era su incapacidad para hacer los problemas visibles. Detener la línea de producción hizo que el problema sea visible y pueda ser resuelto adecuadamente.

"La falta de problemas es un problema" es el mantra de la automotriz japonesa.


"Houston, tenemos un problema"

Ahora bien, reconocer el problema es sólo el primer paso. Una vez identificado, es importante actuar rápidamente. Imaginemos un avión en problemas....el piloto debe identificar la causa, y actuar rápidamente, no? (al menos, eso esperaríamos del señor Piloto!!!!).

Algunas estrategias que podemos son:
1. Cambiar la forma en la que estamos trabajando. Hacer algo diferente!
2. Pedir ayuda. Por ejemplo, compartir la carga de trabajo con alguien
3. Abortar el proyecto y re-planificar?. Se que suena duro, pero a veces parar la pelota y volver a empezar puede ser la mejor opción
4. Achicar el alcance. Tal vez, al iniciar el proyecto fuimos muy optimistas con lo que creíamos que podíamos alcanzar.
5. Comunicar a nuestros clientes/socios/compañeros cómo la emergencia puede afectar las fechas o entregas del proyecto.

Hacer visibles los problemas es parte de la mentalidad kaizen (kaizen en japonés quiere decir mejora continua). Esto nos permitirá aprender a adaptarnos rápidamente a los cambios, y sobreponernos a la frustración y ansiedad que los problemas usualmente nos generan.

Poder ejecutar un plan de emergencia nos permitirá enfocarnos mejor en alcanzar las metas y remover los obstáculos de una manera efectiva.

Por eso, la próxima vez que te reúnas con tu equipo o con tus clientes para discutir el estado de un proyecto, hacete un tiempo para preguntar cuáles son los problemas que pueden estar afectando al proyecto. Luego, hagan una lista de posibles "procedimientos de emergencia" que podrían implementar. Esto reforzará la cultura de mejora continua y permitirá mejorar mucho la comunicación con el equipo.

En Bioma Cowork no sólo podés acceder a un espacios de trabajo, sino que además, es el espacio ideal para compartir tus problemas, ideas y proyectos con una comunidad vibrante de profesionales, emprendedores y creativos. Tiremos juntos de la cuerda!

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